Доброго времени суток, дорогие читатели и гости моего блога! Я уверен, что каждому из вас не хватает времени. Ежедневно! Эта проблема, подобно снежному кому, с каждым днем все больше разрастается и порой вам кажется, что вы просто не в состоянии остановить весь тот нескончаемый поток дел, который на вас сваливается!
Хотите научиться управлять своим временем и перестать быть его рабом? Тогда сегодня я вам раскрою основные методы тайм менеджмента. Система управления временем далеко не нова, ей насчитывается несколько тысячелетий. Но в последние годы она становится, как некогда актуальной.
Сегодня, чтобы быть успешным человеком, нужно успевать все! А ведь так хочется еще время найти на любимые фильмы и книги, на прогулки по парку, на хобби и саморазвитие. Если все это для вас непозволительная роскошь и вы только лишь горестно вздыхаете, надеясь когда-нибудь, на пенсии, отдохнуть – эта статья для вас.
Успешные бизнес консультанты сегодня предлагают различные техники и приемы тайм менеджмента, но их суть сводится к одному принципу: «Делать меньше, а получать больше». И речь сейчас идет не только о материальной выгоде. У всех цели и желания разные. Речь идет о том, чтобы научиться тратить меньше временных ресурсов и сил, но при этом получать то, к чему стремитесь: отдых, книги, прогулка, деньги и т.д.
10 золотых правил тайм менеджмента
- Определите своих «пожирателей времени». У каждого они свои. Просто прямо сейчас сядьте за стол, возьмите листок с ручкой и перечислите все факторы, которые на ваш взгляд, больше всего отнимают время: Интернет; ТВ шоу, сериалы, новости; Мобильный телефон; Шопинг; Онлайн или компьютерные игры;
- Планирование – каждый день и час. Поначалу это может показаться просто неосуществимо и скучно. Если вы до этого дня никогда в своей жизни не составляли планов, а с расписанием в последний раз имели дело только в школе, то вам действительно придется в первые дни туго. Запаситесь терпением.
- Мотивация – это наше все. Знаете, у нас в стране принято говорить о силе воли. Многие вещи, которые мы не выполняем и перекладываем с завтра на послезавтра объясняются нами достаточно легко. Мы говорим «У меня слабая сила воли! Ну что ж я могу поделать!». На Западе просто не существует такого понятия, у них есть определение «мотивация». То есть, если ты чего то не достигаешь, объясняя это постоянной нехваткой сил, времени, ресурсов и т.д., это просто значит, что у тебя слабая мотивация. Не хватает времени, чтобы пойти с ребенком в зоопарк, в театр, заняться ремонтом или начать ходить в фитнес клуб? Просто вы не достаточно мотивированы!
- Жить сегодня так, как будто это – последний день в вашей жизни! Звучит немного грустно, правда? На самом деле это поможет вам сосредоточить свое внимания и усилия только на самом деле. Вы просто задумайтесь, какое количество времени мы ежедневно тратить на разные мелочи, которые отнимают нашу энергию, время, силы, но не дают результата. Если же вы научитесь выделять только самые важные дела в каждом дне, вы хорошо освободите свое жизненное и временное пространство.
- Дробим большое на маленькое. Этого правила нужно придерживаться постоянно, когда чувствуете, что в вашей жизни аврал и вам ничего не успеть.
Пример: Вам нужно забрать младшего сына из детского сада, посетить родительское собрание в школе старшей дочери, встретиться с клиентом для обсуждения проекта, сдать обувь в ремонтную мастерскую и сходить в больницу. Ну как же все это успеть в 1 день?
Очень просто: разбейте листок на 2 части. В левый столбик выпишите те дела, которые не могут быть перенесены на след день (дет.сад, собрание, встреча с клиентом). Как видите: во второй столбик переходит больница и ремонт обуви. Все просто! Это лишь пример, который подтверждает один из правил тайм менеджмента: «Распределяем дела по степени важности».
- Не бросайте одно занятие, чтобы перейти к другому. Это очень важно, иначе у вас будет десяток незаконченных дел, которые вы не сможете вычеркнуть из своего планирования, а вместе с ними ежедневно будет копить новый список дел. Если у вас в планах стоит «Поклеить обои в коридоре», значит нужно выделить на это столько времени, сколько потребуется для того, чтобы полностью закончить там ремонт.
- Самое сложное – на завтрак, а не на ужин или «Съешьте лягушку на завтрак!». Что еще за лягушка, спросите вы? Лягушкой успешный бизнес-консультант Б. Трэйси называет «самые сложные и неприятные» дела. Думаю, всем знакомо, когда мы неприятные дела откладываем на потом, вместо того, чтобы с ними разделаться прямо здесь и прямо сейчас. Это ужасно выматывает и эмоционально истощает. Дела не двигаются, а весь день вас преследует неприятное гнетущее состояние. Прямо с утра разберитесь со всем, и вы увидите, насколько проще и эффективнее дальше пойдет день.
- Научитесь говорить «НЕТ!». Я сейчас вас ни в коем случае не призываю отказывать в помощи налево и направо своим друзьям, коллегам и близким людям. Но очень часто мы бросаемся помогать другим, в то время, когда у самих аврал на работе, завал дома и т.д. Научитесь расставлять приоритеты и «фильтровать» подобные просьбы извне.
- Отведите конкретное время под работу. Вы же согласны с тем, что невозможно работать 24/7. Как бы нам того ни хотелось, мы должны отдыхать, спать и есть. Определите четкое время, когда вы работаете и отдыхаете. Вот увидите – насколько вам приятнее будет наслаждаться вашим досугом. У вас не будет гнетущего ощущения, что вы «бесполезно тратите время». В этом и заключается секрет тайм менеджмента.
- Сделайте из мечты цель! Хватит мечтать о чем-то заоблачном и горестно вздыхать, что это все не для вас! Сделайте из мечты цель и каждый день к ней придвигайтесь. В менеджменте это правило называется «декомпозиция целей». Сядьте и сформулируйте общую цель, которая пока кажется вам в необозримом будущем. А теперь разбейте ее на множество маленьких. Распишите, что необходимо сделать, чтобы продвинуться к ней. Вот увидите, после того, как вы все распишите на бумаге - цель станет четкой и не такой страшной!
Техники тайм менеджмента, которые работают
Сегодня существует множество техник тайм менеджмента, которые помогают добиться успеха. Давайте остановимся на самых популярных.
- Определите свое «рабочее» время. У всех оно разное. Кому-то работается легче с 6-11, а кто-то любит творить по ночам. Конечно, если вы работаете в офисе, то сложно поспорить с начальством, доказывая, что лучшего результата вы добьете, работая с 19-24.00. Но если вы самостоятельно планируете свой рабочий график, то учитывайте «свой временной потенциал». Старайтесь все самые важные и ответственные рабочие моменты решать именно в этот период. Этот прием тайм менеджмента очень пригодится в учебной работе.
- Ежедневно отмечайте моменты, которые внепланово «съели» ваше время. Если вы не внесли в свое рабочее расписание непредвиденную встречу, звонок или ситуацию – это лишь исключение из правил. А вот если у вас ежедневно куда-то «пропадает» пару-тройку часов времени – то это закономерность. Проанализируйте, что вас больше всего отвлекает (кофе-брейки с коллегами, телефонные звонки с многочисленными подругами, общение в корпоративном чате, поиски документов и бумаг на захламлено столе и т.д.). Держите стол чистым! Это очень важное правило тайм менеджмента, которое вас научит быть дисциплинированным и организованным. Сложно навести порядок в своей жизни и графике, когда весь рабочий стол вечно завален бумагами, старыми счетами, ненужной канцелярией, чашками из под выпитого кофе и т.д.)
- Ежедневно, в конце рабочего дня, сверяйте «запланированное» со «сделанным». Если поначалу вам придется заглядывать в листочек, то постепенно вы выработаете в себе правило все держать в голове под контролем. Это не так уж и сложно, но помогает рационально расходовать свои временные и рабочие ресурсы.
Я очень надеюсь, что все эти приемы и правила тайм менеджмента обязательно вам помогут упорядочить свою жизнь и добиться желаемого.
Хотите научиться эффективно управлять временем. Тогда рекомендую вам отличный ресурс , где вы найдете море полезной информации. Поделитесь ссылкой на эту статью со своими друзьями и подписывайтесь на новые материалы!
Здравствуйте, друзья! На связи Дмитрий Шапошников.
По моему наблюдению современный успешный человек неизбежно сталкивается с понятием «тайм-менеджмент». Каждый в той или иной степени ощущал нехватку времени, давление сроков, испытывал стресс от вынужденной спешки.
Прочитав статью, вы усвоите самое важное об управлении временем, ознакомитесь с основными концепциями успешного тайм-менеджмента. Все это в сопровождении моих примеров и комментариев. Я надеюсь, что изучение этой темы будет для вас полезным, интересным и увлекательным!
Начнем, друзья!
1. Что такое тайм-менеджмент – определение и история возникновения
Прямой перевод данного термина «Time Management » с английского – «управление временем ». Ясно, что в прямом смысле управлять временем невозможно: реальная функция тайм-менеджмента – использовать время своей жизни с максимальной эффективностью.
Наиболее точное определение тайм-менеджмента звучит так:
Тайм-менеджмент - это учёт, распределение и оперативное планирование собственных ресурсов времени.
Ещё один вариант определения.
Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.
Девиз профессионального тайм-менеджера:
Работай меньше, успевай больше!
Люди, которые умеют продуктивно распоряжаться собственными запасами времени, живут более насыщенной и полной жизнью, делают свою работу с минимальными временными затратами.
Управляя своим временем, мы имеем больше жизненного пространства: становится более реальной возможность заниматься тем, что нам действительно нравится.
Учитывая, в каком аврале живёт современный человек, вопрос управления ресурсами времени становится всё более актуальным, если не сказать – жизненно важным. Развитый навык управления временем в разы повышает личную эффективность. Это я понял уже лет 12 назад.
Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы.
Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени. По мнению профессионалов, размеры таких ресурсов исчисляются годами и десятилетиями.
История тайм-менеджмента
Научный подход к организации времени – проблема не новая. История тайм-менеджмента уходит корнями в далекое прошлое.
Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.
Сенека также стал вести постоянный учет времени в письменном виде. Мыслитель говорил, что проживая определенный период времени, необходимо оценивать его с точки зрения заполненности.
В дальнейшей истории управления временем эти идеи легли в основу такого понятия как «личная эффективность».
Альберти, писатель и итальянский ученый, живший в XV веке, говорил, что те, кто умеет управлять временем с пользой, будут всегда успешны.
Для этого он предложил использовать два правила:
- Каждый день с утра составлять список дел.
- Расставлять дела в порядке уменьшения важности.
На протяжении многих веков все эти принципы существовали лишь в теоретическом виде и только с 80-х годов прошлого века данная тема стала переходить от теории к практике.
Управление временем необходимо не только руководящим работникам и владельцам собственного бизнеса: каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте.
Безусловно, тайм-менеджмент нужен далеко не всем. Если человеку в своей жизни нечем заняться, и его главная задача - «убить время», то управление временем для такого человека – неактуальная и ненужная дисциплина.
Другими словами, сначала следует определиться – действительно ли вам не хватает времени и куда вы хотели бы деть свободные минуты, часы и дни, когда они появятся.
Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:
- строгий учёт времени;
- оптимизация временных ресурсов;
- планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
- организация мотивации.
Управление временем важно не только для работы: люди, постигшие искусство тайм-менеджмента, более жизнерадостны, здоровы и успешны в профессиональной и личной жизни.
Эффективный тайм-менеджмент позволяет осмысливать все свои поступки и решения с точки зрения их целесообразности для собственного развития и совершенствования.
2. Мифы об управлении временем – 3 основных заблуждения
Существует ряд общественных стереотипов и заблуждений относительно управления временем.
Некоторые считают, что тайм-менеджмент нужен исключительно для работы, что в России данная дисциплина неэффективна ввиду особенностей национального менталитета, что жизнь строго по плану превращает человека в робота и лишает его свободы воли.
Все эти мифы не состоятельны: ниже я постараюсь их полностью развенчать.
Миф 1. Никто не может управлять временем
Утверждение верное по форме, но ошибочное по содержанию. Управлять временем действительно невозможно (если, конечно, вы не изобретатель машины времени). Никто не способен замедлить его объективный ход, ускорить или остановить даже на мгновение.
Зато человек может делать следующее : управлять собой, своими решениями и действиями во времени, а также заниматься определением приоритетов. Именно об этом и рассуждают практики тайм-менеджмента – об управлении собственной жизнью.
Разумный и прагматичный подход к своим действиям и есть управление временем: вы будете удивлены, сколько минут и часов высвобождается, как только вы начинаете действовать более обдуманно и осознанно.
Помните, что все успешные люди, независимо от рода своей деятельности, планируют свои дела и действуют с максимальной продуктивностью. При этом работают они примерно столько же, сколько обычные люди, но всегда успевают сделать больше.
Их секрет в том, что в единицу времени они успевают сделать большее количество дел, что в итоге сказывается на их жизненных результатах.
Миф 2. Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее
Работать много и уставать, пренебрегая отдыхом – прямой путь к переутомлению и депрессии. Необходимо постоянно стремиться к снижению объёма работы при увеличении результативности. Как это сделать? Если говорить коротко – то действовать строго по плану и уметь отделять второстепенное от главного.
Эффективно использовать методы тайм-менеджмента – не значит делать больше или увеличивать производительность за счет скорости выполнения работ.
Речь идёт о повышении личной результативности через исключение ненужных задач и устранения так называемых «пожирателей времени» или «хронофагов».
К разряду хронофагов относятся сотни бессмысленных и мелких дел, которые мы делаем в течение дня, даже не задумываясь об их целесообразности: частая проверка почты, общение и просмотр новостей в соцсетях, лишенные смысловой нагрузки разговоры с коллегами.
Приверженность человека к отвлеченным от основной задачи делам отчасти объясняется прокрастинацией – желанием отложить «до лучших времён» важные и нужные мероприятия.
Однако если отбросить рефлексию и признать для себя важность и значение текущих задач, отвлекаться на посторонние дела у вас не будет ни сил, ни желания.
Миф 3. Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора
Люди боятся превратиться в роботов, но на деле уже являются ими, а также рабами собственных психоэмоциональных привычек и шаблонов поведения.
Управление временем не ограничивает нашу свободу, а наоборот – создаёт её.
Тайм-менеджмент необходим не только офисным сотрудникам, руководителям и менеджерам: управлять главным ресурсом жизни – собственным временем – нужно всем, кто относится к себе ответственно и серьёзно.
Практический критерий необходимости внедрения в жизни принципов тайм-менеджмента – наличие 4-х и более дел в плане на текущий день (учитываются не только профессиональные, но и личные дела). Это нужно и бизнесменам, и свободным художникам, и домохозяйкам.
Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.
Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.
Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.
Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.
Работать надо умнее, а не усерднее
Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.
Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.
Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.
Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.
В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.
Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.
Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.
Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.
1. Главное внимание главным вещам.
Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.
Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.
2. Научитесь говорить «нет».
Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.
3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.
Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.
Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.
4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.
Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).
Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.
5. Начните раньше.
Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.
Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.
6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.
Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.
Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.
7. Превращайте в привычку регулярные задачи.
Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!
8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.
Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.
9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.
Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню» , попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа» .
Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.
10. Оставляйте временной зазор между задачами.
Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.
Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.
11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.
Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.
В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.
12. Физические упражнения и питание.
Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.
13. Делайте меньше.
«Делайте меньше » это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего ». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.
Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.
14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.
Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.
15. Систематизируйте процесс.
Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.
Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.
16. Заполняйте свободное время.
Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.
17. Изолируйтесь.
Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.
18. Придерживайтесь плана действий.
Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!
Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.
19. Связанные задачи выполняйте вместе.
Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.
Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.
Процесс и стратегия тайм менеджмента направлены на максимально эффективное использование времени. В этой статье постараемся разобраться, какие методы и навыки не только повышают продуктивность, но и способствуют развитию определенного типа мышления. Кроме того, рассмотрим проблему пожирателей, поглощающих намного больше вашего времени, чем это можно себе представить.
Как опять контролировать свою жизнь?
Сегодня очень легко перегрузить себя информацией, общением и заданиями. Очень часто все это просто берет над нами верх, оставляя лишь чувство подавленности от того, что просто физически невозможно одновременно справиться с несколькими заданиями. Такие ситуации приводят к хроническому стрессу и усталости. Вся соль успеха кроется в легких, но очень действенных приемах тайм менеджмента.
Тайм менеджмент: что это?
Вообще, дискутировать над тем, что такое управление временем можно очень и очень долго.
Если верить Википедии, то это — технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Изучение нового навыка или стратегии – это процесс, этапы которого следует продумать особенно тщательно. Сначала вам будет некомфортно: это не должно пугать, ведь практика чего-то нового всегда требует огромных усилий и затрат большого количества времени, прежде чем привычка укоренится в повседневной жизни.
7 принципов тайм менеджмента
Понимание главных правил управления временем существенно облегчит ваше начало пути в освоении этой науки.
Отслеживайте свое время
Единственный метод совершенствования навыков тайм менеджмента – изучение и понимание своих нынешних привычек управления временем. Например, можно каждые 15 минут записывать в блокнот то, чем вы сейчас занимаетесь. Уже через неделю вы точно поймете, где проводите время эффективно, а где тратите впустую. Проанализировав полученную информацию, определите, как можно повысить продуктивность.
Даже не пробуйте применять новые стратегии, пока не добьетесь успеха на этом этапе.
Определите важные цели
После выявления своих привычек, связанных с тайм менеджментом, вы готовы к следующему уровню – определению и анализу конкретных целей. Они обязательно должны быть:
- конкретными (с точки зрения конечного результата);
- измеримыми (иногда тяжело определить, как можно оценить факт реализации цели);
- достижимыми (реальная оценка собственных материальных и нематериальных ресурсов);
- реалистичными (с точки зрения периода времени, запланированного на достижение целей);
- определенными по времени (четкое обозначение сроков, выделенных на реализацию целей).
Составьте план дальнейших действий
После формулирования целей определите последующий план. Накидайте на бумаге общую схему действий, которые приведут вас к желаемым целям. Затем поделите их на конкретные задания с четкими сроками. После этого создайте список ежедневных задач. Пусть в нем будет максимум шесть архиважных дел, которые следует выполнить.
Очень важно посвящать больше времени именно существенным, а не срочным задачам (ведь часто многие из нас тратят практически целый день на «тушение пожара», то есть решение постоянных текущих вопросов). Попадая в своеобразную ловушку рутиной текучки, тяжело сосредоточится на приоритетах.
Разделите задания на части
Группируя задачи на подобные категории, вы станете более продуктивно и действенно управлять временем. Например, можно выделить определенный период дня для необходимых телефонных звонков или работы с электронными письмами. Когда заканчивается время, выделенное под выполнение конкретного задания, вам нужно просто переходить к следующему пункту плана (даже если не успели сделать все нужные звонки или отправить запланированные письма). Можно делить задания на:
- стационарные (те, которые вы выполняете за рабочим столом);
- динамичные (те, которые не требуют присутствия в офисе).
Обозначайте конкретные часовые рамки для выполнения задач
Устанавливая задачи, сразу же определяйте, сколько времени потребуется на их выполнение. Без четких дедлайнов вы будете тратить очень много времени на другие трудоемкие задания. Поэтому так важно, чтобы каждый пункт вашего списка был реалистичным и достижимым.
Старайтесь по максимуму закончить определенное действие в установленный срок, а когда время истечет – тут же беритесь за новое задание. Не позволяйте перфекционизму помешать вам в достижении успеха!
Придерживайтесь принципа Парето
Закон Парето или же правило 80/20 гласит, что 80% ваших усилий приносят 20% результатов. И наоборот: 20% усилий – это 80% результатов. Зная этот секрет, постарайтесь определить задачи-приоритеты, наиболее влияющие на будущий успех под конец дня, месяца или года. В первую очередь сфокусируйтесь на реализации именно этих задач, а потом уже приступайте к выполнению 80% действий, которые приносят только 20% результатов.
Балансируйте свой график
И, наконец, составьте план ежедневной/еженедельной/ежемесячной рутины, которая позволит двигаться вперед, сосредоточившись на самых важных целях, задачах и мероприятиях. Последовательность – отличный способ формирования и укрепления новых привычек, которые помогут эффективно управлять временем. Обязательно придерживайтесь баланса между личной и профессиональной сферами жизни.
Разработка плана – это не просто создание списка дел, которые нужно сделать. Задачи должны быть записаны таким образом, чтобы план на ходу можно было дополнять или менять. Это можно сделать следующим образом:
- запишите все задания. Список должен быть исчерпывающим, но лаконичным, поскольку с слишком обширным планом очень трудно работать;
- оцените количество времени для выполнения каждой задачи; учтите дополнительное время на непредвиденные события. Как правило, на все запланированные действия тратится намного больше времени, чем предполагалось. Не забудьте включить в план повторяющиеся задания, которые вы выполняете на регулярной основе;
- установите приоритеты.
Как управлять временем: 6 эффективных стратегий
Ежедневное применение определенных стратегий существенно облегчит достижение максимальной продуктивности и эффективности.
Придерживайтесь гибкости в плане
Следует понимать: прожить день по четкому плану – скорее редкость, чем реальность. Непредвиденные события могут внезапно частично или даже полностью изменить ход вашего дня. Следует наперед подготовиться к неожиданному повороту событий, предусмотрев альтернативный план. Такой буфер позволит вам намного легче справиться с непредвиденными обстоятельствами в течение дня. Тем не менее, следует соблюдать осторожность, иначе рискуете потеряться во всех этих сценариях. Выделите определенное время на форс-мажорные события, затем продолжайте выполнять запланированные задачи-приоритеты. Мыслите шире, сосредоточившись на более перспективных делах.
Правильно организовывайте свою работу
Организация работы начинается с упорядочивания мыслей. Если в вашей голове роится слишком много информации, работайте над созданием привычки записывать их на бумаге. Когда планы, задачи и идеи будут перенесены в рабочую тетрадь, сознание очистится и организоваться вам будет в разы легче.
Будьте постоянными в установлении временных рамок
Хотя гибкость в составлении плана и ежедневного режима играет немаловажную роль, ключевое значение, если говорить о конкретных заданиях и действиях, принадлежит неизменности временных ограничений. Обязательно определите количество времени для задач-приоритетов и всегда придерживайтесь этих рамок (ну разве что вам удастся досрочно выполнить задание). Такое постоянство в управлении временем решает много задач тайм менеджмента.
Правильно организовывайте рабочую среду
Ежедневно теряете ценные минуты на поиски документов? Если это так, существует простой способ перестать тратить время впустую. Нужно всего лишь организовать бумаги/папки так, чтобы в любой момент легко и быстро можно было найти все необходимое. Обратите внимание на компьютер и систему электронной почты. Если на поиск нужной иконки, папки или файла затрачивается слишком много времени, это значит, что система организации хранения информации также требует усовершенствования. На самом деле, создать на рабочем месте идеальный порядок очень легко. Намного тяжелее непрерывно поддерживать его. Проще всего расставлять вещи на места или сортировать письма сразу же по их получению. Уже в тот момент, когда вы оставляете хотя бы один лист бумаги в непредназначенном для этого месте, вы теряете контроль над ситуацией.
Используйте напоминания
Два простых способа, напоминающих о запланированных задачах:
- использование стикеров;
- ношение при себе диктофона.
Эти варианты – лучшие методы для запоминания быстрых идей, которые впоследствии можно перенести в список ежедневных дел.
Определяйте вредные привычки
В ходе организации рабочего процесса и рабочей среды, старайтесь обращать внимание на привычки, которые крадут время, тем самым тормозя достижения прогресса и успеха. Определяйте эти повадки, работая над тем, чтобы раз и навсегда от них избавиться.
9 техник эффективного тайм менеджмента
Вне зависимости от вашей занятости в течение дня, можно найти немного времени, чтобы начать использовать одну из нижепредставленных техник улучшения навыков тайм менеджмента. Таким способом вы наверняка сможете более качественно управлять не только рабочим графиком, но и эффективно планировать свой отдых.
Компьютерная грамотность
Совершенствование навыков работы с компьютером состоит в правильном пользовании программным обеспечением. Это позволяет в разы сэкономить время, энергию и усилия для выполнения конкретных действий. Даже создание ярлыков самых востребованных программ на рабочем столе может существенно сберечь время, затрачиваемое на написание отчета или подготовку презентации.
Креативность
Творческий подход позволяет развивать уникальные идеи, способствующие экономии времени и повышению продуктивности в течение дня.
Критическое мышление и навык решения проблем
Умея критически оценивать ситуацию, вы затрачиваете в разы меньше времени на процесс мышления, а больше – на работу и выполнение задач.
Делегирование
Возможность перепоручить работу кому-то другому позволяет существенно сэкономить время. Имея вторую пару рук для затратных по времени задач, можно позволить себе сконцентрироваться на других вещах.
Возможность оплачивать аутсорсинговому специалисту или личному помощнику хорошее выполнение заданий – своеобразный катализатор, позволяющий значительно повысить личную производительность.
Навыки ведения переговоров
Несогласия с другими по поводу рабочих моментов часто отвлекают нас от более важных вопросов. Приобретение навыков эффективных переговоров поможет вам быстро достичь удовлетворительного соглашения, что в свою очередь, освободит больше времени для решения других задач.
Эмоциональный интеллект
Когда негативные эмоции берут над вами верх, вы становитесь непродуктивными, теряя драгоценное время. Эмоциональный интеллект предусматривает активный процесс контролирования эмоций. Научившись правильно их проявлять, вы повысите производительность и улучшите результаты своей работы.
Многозадачность
Посвятите немного времени группированию заданий и планов, а также развитию и совершенствованию навыков мультизадачности. Вместе с тем к очень важным заданиям, которые требуют много внимания и обдумывания, следует отнестись со всей серьезностью. В таком случае многозадачность играет с вами злую шутку: вы тратите времени больше, чем вам удается сэкономить.
Навыки принятия решений
Здесь все просто: чем быстрее принимаются решения, тем больше времени вы экономите!
Скорочитание
Увеличив скорость читания, вы тем самым увеличиваете объем информации, которую можете усвоить.
5 методов, помогающих заполучить больше времени
Даже используя хотя бы несколько этих методов на ежедневной основе, намного легче достичь главной цели тайм менеджмента – максимально продуктивного использования времени.
Использование аффирмаций
Практика доказывает, что простые утверждения с положительным настроем – верный шаг на пути к реализации целей.
Для улучшения навыков тайм менеджмента подойдут следующие аффирмации:
- каждый день я более эффективно использую свое время;
- ключи к успешной жизни моих руках;
- я все успеваю, создавая для себя более интересную и успешную жизнь.
Регулярные перерывы
Тело и ум нуждаются в постоянных перерывах. Казалось бы, непрерывная работа в течение пяти часов способна повысить производительность. На самом деле, следует понимать, что без отдыха наш мозг тратит на элементарные операции намного больше времени: замедляется творческий процесс и даже уменьшается способность решать проблемы. И наоборот, регулярные перерывы освежают ум и креативность, облегчают процесс мышления и улучшают поток информации.
Умение отказывать
Уверено отвечая «нет» на просьбы об оказании помощи или поддержки, вы не позволяете другим людям манипулировать вами и вашим личным временем. Конечно, каждый случай следует рассматривать в индивидуальном порядке, умея отличить наглость от искренней просьбы.
Систематизация процессов
Продуманная система процессов позволяет значительно сократить время, предназначенное для выполнения конкретных задач. Создавая такие схемы, следует обязательно задаться вопросом упрощения существующих действий. Рассматривайте ситуацию не только как экономию времени, но и энергии, денег или усилий.
Стремление к постоянному совершенствованию
Максимально старайтесь ежедневно улучшать себя и свои навыки. Это пригодится вне зависимости от того, над каким заданием вы сейчас работаете, или какую функцию выполняете, поскольку такая тактика позволяет совершенствовать возможности мышления и расширять осознание того, как лучше справляться с ежедневной рутиной. Вы научитесь правильно и своевременно задавать себе нужные вопросы, ответы на которые позволяют сэкономить время и деньги.
Способ мышления эффективного менеджера времени
Действенное управление временем, эффективные методы и стратегии – это только половина пути к успеху. Следует выработать в себе менталитет, который естественно будет поддерживать все эти стремления, расширяя осознание временных рамок. Присмотритесь к образу мышления, нацеленному на качественное использование времени.
Задавайте нужные вопросы
Первый шаг к мышлению, ориентированному на качественное использование времени, заключается в правильных вопросах. Ответы на них должны стимулировать развитие мысленной цепочки на тему особенностей тайм менеджмента. Пару раз на день задавайте себе три следующих вопроса:
- как я могу в этот момент максимально эффективно использовать свое время?
- как влияют на мое будущее эти действия?
- являюсь ли я лучшим специалистом по этому заданию?
Станьте оптимистичным реалистом
Оптимистичный реализм заключается в позитивном настрое относительно всего, что касается выполнения заданий наиболее действенным, эффективным способом. Кроме того, это качество также предполагает объективную оценку всевозможных препятствий, вызовов, проблем, возникающих на пути к реализаци цели.
Будьте проактивным, а не реактивным
Проактивность означает, что вы физически и эмоционально готовы выполнять задания, за которые несете ответственность. Несмотря на сюрпризы и форс-мажоры, вы сохраняете адекватность и спокойствие, держите все под контролем. Проактивное мышление приведет вас к правильным решениям, сделает более продуктивным.
И наоборот, если реагировать на определенные события, обстоятельства слишком эмоционально, впоследствии вы будете испытывать постоянный страх, разбитость и стресс.
Используйте целенаправленную концентрацию
Для успехов в тайм менеджменте, необходимо сосредоточить все свое внимание исключительно на конкретном деле. Избавьтесь от отвлекающих факторов и полностью сконцентрируйтесь на приоритетной задаче.
Не ищите совершенства
Если вы привыкли искать совершенство во всем, что делаете, не ждите перфекционизма от тайм менеджмента. Следует понимать, что совершенство – понятие достаточно субъективное. Если что-то кажется вам идеальным, совсем необязательно, что другие также так считают. И наоборот: несовершенные в ваших глазах вещи, для кого-то могут быть верхом перфекционизма. Таким образом, спросите себя: так ли нужны эти дополнительные десять минут, посвященные выполнению задания? Повлияют ли они на конечный результат? Если нет, делайте выводы!
Демонстрируйте приверженность и дисциплину
Совестно и последовательно подходите к выполнению заданий. Высокий уровень самодисциплины позволит вам вовремя выполнять задания, не нарушая дедлайнов. Эта черта – характеристика настоящих гуру тайм менеджмента.
Проявляйте энтузиазм
Вне зависимости от неожиданностей или проблем, настигших вас в течение дня, улыбайтесь, сохраняя хорошее расположение духа. Воспринимайте все как вызов на пути к продвижению к цели. Также энтузиазм позволит поддерживать высокий уровень энергии даже тогда, когда кажется, что все вокруг буквально рушится.
Выработка навыков тайм менеджмента: 5 упражнений
Время – явление субъективное, а наш мозг обладает способностью управлять восприятием этого феномена. Именно поэтому, управление временем – это соответствующий способ мышления.
Чтобы научится правильно мыслить, требуется обязательно выполнять специальные упражнения. Применяя их, вы сможете осознанно и полноценно проживать каждый час своей жизни.
«Время – деньги» — популярная, но в корне неверная поговорка. Время – это не деньги, время – это ваша жизнь!
Очень важно выполнять эти упражнения полностью (от начала и до конца) даже тогда, когда это будет создавать для вас определенный дискомфорт.
Помните, что мозг лучше всего учится, пребывая в трудных условиях.
С помощью нижепредставленных упражнений можно получить до семи дополнительных часов в неделю, поэтому отговорки в стиле «нет времени», просто не проходят. Рассматривайте это, как инвестицию в одну из самых жизненноважных валют.
Эти методы – это, скорее, одноразовый опыт, а не новые привычки. Применяйте их непостоянно, а лишь некоторое время.
- Создайте экстремальные условия. Начните дополнительные проекты или же задайте себе новые цели, выделив короткие сроки для их реализации. Это приведет к перегруженности работой. Да, возможно, это будет не самый легкий опыт, но именно в хаотичных обстоятельствах можно быстро освоить базовые принципы тайм менеджмента. Фактически, это станет естественной реакцией мозга на возникшую ситуацию.
- В течение дня создавайте короткие, но четкие визуализации следующих нескольких часов. Вне зависимости от того, расписано ли это время у вас в блокноте или нет, просто на несколько секунд закройте глаза, представив себя, выполняющего конкретные действия в течение ближайших трех-пяти часов. Это упражнение очень повышает способность управлять временем и организовывать свою работу.
- Планируйте день с точностью до минуты. Зафиксируйте на листе бумаги каждое действие, ожидающее вас завтра утром. Внесите в список даже такие вещи как чистка зубов или вынос мусора. Цель упражнения: научить свой ум очень детально организовывать время. Проживите следующий день по готовому плану, отмечая каждый выполненный шаг триумфальной галочкой. Ну а вечером проанализируйте, насколько вам удалось выполнить все задуманное, и сделайте выводы. Приготовьте такой же детальный план и на следующий день. В общей сложности вам нужно будет повторить упражнение три дня подряд. Ну а затем сделайте это опять, но, уже обходясь без бумаги – зафиксируйте все дела в памяти. Опустите незначительные детали, сфокусировавшись на самых приоритетных задачах следующего дня.
- Каждый раз, поддаваясь прокрастинации, делайте пять приседаний.
Да, это не шутка. Без необходимости проверяли электронный ящик? Пять приседаний. Бесцельно блуждали в социальных сетях? Пять приседаний.
Метод довольно спорный, но он обладает как минимум двумя преимуществами:
- вы наконец-то осознаете, как часто отвлекаетесь на ненужные действия, тратя свое время впустую. Таким образом, можно в разы сократить периоды прокрастинации;
- физическое движение ускоряет циркуляцию крови и обеспечивает доступ большего количества кислорода к мозгу, что прямо влияет на повышение мотивации и улучшение концентрации в процессе дальнейшей работы. Мало кто понимает ценность физических упражнений для качественного управления временем.
- Обзаведитесь секундомером и используйте его с утра до вечера. Приступая к очередной задаче, четко определяйте количество времени, которое вы готовы ей уделить. Запустите таймер и придерживайтесь назначенного плана. Непосредственные дедлайны для каждого задания ставьте сразу перед тем, как приступить к его выполнению. Учитывайте также деятельность, связанную с пожирателями времени или тратой его впустую. Например, решите, сколько времени можно потратить на просмотр смешных фото в интернете, а затем запускайте таймер.
Последнее задание научит вас контролировать текущее время при выполнении задач. Этот навык – настоящий краеугольный камень тайм менеджмента.
6 самых распространенных пожирателей времени
Как бы ни было полезно развивать привычки эффективного управления временем, не менее знаменательно осознавать, сколько времени мы тратим впустую на действия, которые не представляют собой никакой ценности. Несколько примеров помогут наглядно понять, как мы теряем намного больше времени, чем можем себе представить.
Прокрастинация и лень
Прокрастинация – привычка избегать определенных видов деятельности, изобретая различные оправдания. Следует быть особо осторожным, поскольку такое промедление часто настигает нас там, где меньше всего этого можно ожидать. Даже такие простые вещи, как чрезмерное планирование, продолжительные перерывы на обед, слишком частые перерывы – все это признаки прокрастинации.
Следите за этими сигналами и работайте над развитием мышления, ориентированного на эффективный тайм менеджмент.
Ловушка ожидания
Ожидание, будь то очередь в супермаркете или ожидание деловой встречи, означает только одно: вы впустую тратите свое время, вместо того, чтобы делать что-то более важное и результативное. Тем не менее, даже настоящим гуру тайм менеджмента иногда просто не удается избежать таких ситуаций. Но, если основательно подготовиться, даже так можно извлечь пользу. Например, заранее приготовьте материалы для чтения или сделайте в это время необходимые телефонные звонки.
Посвятив каждую рабочую минуту действиям, приближающим вас к будущей цели, вы с умом используете наиболее ценный личностный ресурс – время.
Дистракторы
Все, что отвлекает ваше внимание, приводит к потере концентрации и перерывам в процессе креативного мышления. Исследования показали, что возвращение к прерванной работе может занять от пяти до пятнадцати минут. Во избежание подобных ситуаций, предупреждайте родных/коллег/друзей/подчиненных о том, что вы не будете доступны в течение определенного периода времени.
Попросите не беспокоить вас без чрезвычайной на то причины.
Привычка постоянной занятости
Видимость постоянной занятости – наиболее распространенная форма прокрастинации. В течение дня все мы выполняем множество посторонних дел, не имеющих никакого отношения к нашим планам.
Поэтому, всегда возвращайтесь к правилу 80/20: начните выполнять те 20 процентов, от которых зависит 80 процентов успеха. И только закончив их, приступайте к оставшимся 80 процентам заданий.
Технологические ловушки
В долгосрочной перспективе технология может быть даже очень полезной. Если же злоупотреблять ею, она будет поглощать слишком много вашего времени, провоцируя состояние прокрастинации.
Слишком длительное пребывание в интернете, постоянная проверка электронной почты, просмотр телевизора, телефонные разговоры или радиопрограммы могут забрать все ваше время: вы просто не успеете выполнить приоритетные задачи.
Три эмоции, отнимающие время
Три вида эмоций, которые постоянно отнимают ваше время – это тревога, стресс и чувство разбитости. Они лишают возможности активного управления временем.
Но если вам удастся использовать и активно применять все предложенные принципы, методы и стратегии, обсуждаемые в этой статье, эти негативные эмоции ни в коем случае не повлияют на вашу производительность в течение дня.
Заключение
Имплементация в жизнь привычек тайм менеджмента (управления временем) требует много стараний и усилий, но последовательная практика и ежедневное применение приведут вас к сатисфакции и свободе. Посвятив время практике этих стратегий и методов, тренируя определенный образ мышления, вы не только получите больше времени, но и буквально вернете себе радость от активной жизни.
Важным инструментом в решении любых повседневных задач является грамотное управление временем, иными словами - тайм-менеджмент. Важным пунктом в системе планирования является контроль за рациональным использованием рабочего времени. Это дает возможность выявлять резервы для дальнейшего совершенствования своей работы и рационального использования рабочего времени.
Ниже - десять «золотых» правил, выполнение которых поможет добиться лучшей организации работы и успешного планирования своего времени.
1. Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или сходных по характеру заданий.
Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в работу. Если объединить выполнение нескольких небольших по объему, но сходных по характеру работ (например, телефонные разговоры, ответы на письма корреспондентов, обсуждение служебных вопросов с сотрудниками) в рабочие блоки, то экономия времени будет налицо.
2. Намеренно уединяйтесь.
Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать спокойно, без каких-либо помех извне. Кроме того, все равно невозможно устроить так, чтобы вас всегда могли застать по телефону, ведь время от времени приходится выезжать к клиентам, на переговоры и т.п. Значит, необходимо установить личные неприемные часы. Для этого следует переключить телефон в режим автоответчика. Только в этом случае в вашем рабочем расписании появится промежуток времени, когда вы сможете, максимально сосредоточившись, добиться наивысшей производительности труда и результативности. На поступившие в этот период телефонные звонки можно будет ответить позднее.
3. Определяйте необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.
Продолжительность выполнения той или иной работы обычно зависит от имеющегося в распоряжении времени. Едва ли не каждый деловой человек жалуется на слишком затяжные и малорезультативные переговоры. Обсуждать следует все, что необходимо, но не более часа. Этого времени вполне должно хватить для того, чтобы выслушать все точки зрения и принять основные решения. Порой деловые встречи превращаются в бесполезную «говорильню». Чаще всего их назначают на 10 часов утра, и переговоры длятся до обеда. Между тем, если встречу назначать на 11 часов утра, то она также непременно закончится к обеду, причем, возможно, с лучшим результатом. Потому следует устанавливать жесткие временные рамки при проведении переговоров, совещаний и т.п. Время - деньги, и если последние постоянно считают, то затраты времени, в конечном итоге тоже имеющие свое денежное выражение, учитывают крайне редко.
4. Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов работ.
Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось бы сделать. Широко распространенным явлением и проблемой является стремление сделать сразу слишком много дел. Однако в сутках лишь 24 часа. Чтобы как-то растянуть свой рабочий день, некоторые прихватывают еще и часть ночи. Не забывайте, что стресс возникает не от того, что мы сделали, а от того, что мы не успели сделать. Нас угнетает сознание того, что мы не успели закончить работу. Единственная возможность справиться с потоком заданий - это четко и однозначно установить для них приоритеты, ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных дел. Благодаря этому можно наилучшим образом использовать каждый день, час и минуту. В первую очередь целесообразно браться за то дело, которому отводится приоритет № 1.
5. По возможности выполняйте только действительно важные дела (Принцип Парето).
Вильфредо Парето в XIX в. обнаружил, что лишь небольшая часть результата какой-либо деятельности представляет собой действительную ценность. 80% успеха фирмы достигается благодаря 20% клиентов, только в 20% текста статьи или письма содержится 80% всей информации. Если мы при чтении, на совещаниях, при занесении данных в компьютер и т.п. ограничимся тем, что является действительно важным, то, использовав лишь 20% своего рабочего времени, мы получим 80% результата. Главная трудность заключается в том, чтобы выявить те 20%, от которых зависит успех дела.
6. Используйте делегирование как оплачиваемую услугу.
Ни один человек, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны выполнять именно они. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой значительную экономию времени, выгоднее и дешевле всего длительное время пользоваться платными услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных фирм и организаций, оказывающих различные услуги.
7. Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).
Еще Альберт Эйнштейн подметил, что большинству людей нравится рубить дрова потому, что при этом за действием сразу следует результат. Именно из-за того, что результат отдален по времени, людям свойственно «увиливать» от крупных и непростых заданий или медлить с их выполнением, иначе говоря, откладывать их «в долгий ящик». Даже сильно проголодавшись, человек не в состоянии съесть сразу целого быка, он может каждый день съедать примерно два бифштекса. Цели и проекты также следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные результаты, которые будут стимулировать выполнение оставшихся задач.
8. Устанавливайте для самого себя сроки выполнения самых важных дел.
В благих намерениях, как правило, недостатка нет, не хватает обычно времени, чтобы выполнить задуманное. Причина проста: только соберешься взяться за намеченное, как нужно прерваться на встречу, затягиваются переговоры, возникают непредвиденные обстоятельства или просто отвлекают мелкие дела, и тогда приходится отказываться от задуманного. Если заранее, например в начале месяца, в рабочем календаре зарезервировать определенные временные блоки для выполнения своих начинаний и воспринимать их как заранее запланированные деловые встречи или совещания, то это психологически настроит вас на обязательность их выполнения.
9. Главные задачи выполняйте рано утром (ощущение успеха).
«Утренний час дарит золотом нас». Кто не переживал такого: уже в начале дня все планы нарушаются из-за непредвиденных обстоятельств: нагромождение незапланированных разговоров, телефонных звонков и т.п. перечеркивает все самые хорошие задумки? Однако то, что выполнено заранее, создает ощущение успеха; результат ранней работы никто уже не сможет отнять или испортить. Секрет успеха заключается в том, что деловые люди еще ранним утром дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его. Подобное решающее опережение в любом случае окупается.
10. Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.
Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение дня меняется. Происходит это независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой». В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды повышения работоспособности. В это время человек чувствует себя полным сил и успевает сделать значительно больше и с лучшим результатом, чем в период спада работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого значения, следует выполнять в послеобеденное время. При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются в начале рабочего дня.